Der Spam-Report

Liebe Kunden,

der Spam-Report ist ein besonderes Feature des Mailservers.

Wenn Ihnen eine Mail mit dem Betreff "Spamreport" zugestellt wird,
dann wurden an Ihr Postfach gesendete Nachrichten (je nach Einstellung):

Wenn auch nur einer dieser Fälle eintritt, dann erhalten Sie eine übersichtliche Benachrichtigung: den Spam-Report.

Ziel des Spam-Reports ist es, den Umgang mit unerwünschten E-Mails so effizient wie möglich zu gestalten.

Spam im Alltag

Evtl. müssen Sie häufig "gute" E-Mails aus dem Junkordner des Webmailers "befreien".
Dann können bedarfsgerechte Anpassungen vorgenommen werden.
Informieren Sie sich dazu in dem Artikel "Mehr Spam - und dann?"

In schwerwiegenden Fällen können eingehende Mails gelöscht werden.
Der Spam-Report enthält gegebenenfalls Hinweise zu solchen Fällen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Gelöschte Mails.

Vorteile des Spamreports

Merkmale des Spamreports

Der Betreff nennt neben dem Begriff "Spamreport"

Der Text des Spamreports listet in Kurzform

und enthält einen Link zum Webmailer.

Gelöschte Mails

Im Jahr 2020 hat das für mich sichtbare Ausmaß an Spam-Nachrichten dramatisch zugenommen.
Einzelne User wurden mit täglich über 2.500 Nachrichten zugeschüttet.
2023 wurde eine Kundin mit 77.000 Nachrichten an einem Tag bombardiert.

Zusätzlich werden Spam-Nachrichten mit immer feineren Methoden verändert, um eine Erkennung möglichst zu umgehen.

Zur Entlastung der Kunden und zugunsten der Übersichtlichkeit des Spam-Reports macht der Mailserver Gebrauch von der Möglichkeit, besonders auffällige Mails zu erkennen und zu löschen.

Die Erkennungsrate dieses Systems liegt bei > 99,999 % - das ist ein Verhältnis von 1:100.000.

Dennoch kann es vorkommen, dass eine "gute" Mail wegen "schwerwiegender Spamkriterien" entfernt wird.

Beachten Sie bitte in diesem Fall unbedingt die im Spamreport beschriebene Vorgehensweise.

Nur so können die Kriterien angepasst und das Filtersystem noch weiter verbessert werden.

Irrtümer

Weitläufig verbreitet sind die falschen Annahmen, dass:

Löschen von Mails

Mailserver löschen regelmäßig Mails - und dass ohne jemanden zu benachrichtigen.
Das geschieht beim Überschreiten eines sog. "kill-levels".
Leider wird das den modernen Formen des Spam-Versands nur noch teilweise gerecht.
Eine besondere Erkennung inhaltlicher Merkmale begegnet dem Problem,
dass immer mehr Spam-Mails nur noch geringe Spam-Merkmale aufweisen.

Mails zurücksenden

Das Zurücksenden solcher Mails ist hochproblematisch.
Mailserver können durchaus Mails regulär ablehnen (mit einer Antwort an den Absender).

Aber: Das ist nicht zu vergleichen mit dem Zurücksenden von Spam-Mails.
Damit wird lediglich die weltweite Flut von Spam-Mails vergrößert.
Dies ist der Fall, weil meist gefälschte Absender-Adressen verwendet werden.
Der eigene Mailserver landet dann auf Sperrlisten, was monatelange Arbeit nach sich ziehen kann.

Was ist zu tun?

Im Gegensatz zu "stillschweigend" gelöschten Mails gibt der Spam-Report Hinweise zu solchen Mails, die wegen schwerwiegender Merkmale entfernt wurden.

Sollte eine wichtige Nachricht wegen solcher Merkmale entfernt worden sein, dann folgen Sie bitte den Hinweisen im Spamreport:

Bitten Sie den Absender, diese Mail nochmals an meine Spam-Adresse zu senden und bitte nicht weiter zu leiten.

Wenn das nicht klappen sollte, dann leiten Sie bitte den jeweiligen Spam-Report an mich weiter mit einem Hinweis zur betroffenen Nachricht.

Ich werde mich der Sache annehmen, den Vorgang analysieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.

Und das: gratis.

Wie sende ich nochmal?

Fragen zum Spamreport

Wie hoch ist die Trefferquote (Erkennungsrate) des regulären Server-Spamfilters?
Nach unserer Erfahrung: > 90%.

Warum werden nicht mehr Spam-Mails aussortiert?
Weil dann die Gefahr steigt, dass vermehrt "gute" Mails fälschlicherweise aussortiert werden.

Warum erreichen mich trotzdem mal mehr und mal weniger Spam-Mails?
Weil die Spam-Versender lernfähig sind und ihre Spam-Mails besser tarnen.
Das nimmt nach einiger Zeit wieder ab, weil
- diese Leute weltweit gejagt werden und
- der serverseitige Spamfilter durch regelmäßige Updates aktualisiert wird.

Warum erhalte ich den Spamreport erst jetzt?
Wenn mit Blick auf Ihr Postfach keine Mails als Spam erkant werden, dann erhalten Sie auch keinen Spam-Report.
Bei einer neuen Mailadresse dauert es meist eine Weile, bis sie sich auch in Spam-Kreisen "herumgesprochen" hat.
Dann werden zunehmend Spam-Nachrichten an Sie verschickt und sie erhalten in dem Fall auch einen Spam-Report.

Warum erhalte ich den Spamreport nur unregelmäßig?
Dann ist Ihr Postfach nur in geringem Umfang von Spammails betroffen.
Wenn an einem Tag keine Mails als Spam erkannt wurden, dann wird auch kein Spamreport erstellt.

Warum wird der Spamreport um 16:59 Uhr versendet?
Zu dieser Zeit ist das Gros des werktäglichen Geschehens vorbei, während meine meist selbständigen Kunden noch arbeiten. So sieht man, was am aktuellen Tag aussortiert wurde und kann bei Bedarf noch schnell darauf reagieren.

Was muss ich tun, wenn mal eine Mail zu unrecht aussortiert wurde?
Bei unseren Versuchen mit mehreren Postfächern ist das in einem Zeitraum von mehr als einem Jahr kein einziges Mal vorgekommen. Falls dennoch eine Mail fälschlicherweise aussortiert wird, dann folgen Sie bitte dem Link zum Webmailer am unteren Ende des Spamreports und melden sich dort an.

Wie erreiche ich den Webmailer?
Folgen Sie dem Link zum Webmailer am unteren Ende des Spamreports.
Geben Sie als Name Ihr Postfach und das dazugehörende Passwort an.
Die Verbindung zum Webmailer ist abhörsicher und wird durch ein Class1-Zertifikat geschützt.

Wie befreie ich eine Mail aus dem serverseitigen Junk-Ordner?
Folgen Sie im Webmailer in der linken Navigation dem Link zum Junk-Ordner.
Setzen Sie per Mausklick ein Häkchen am Zeilenanfang der Mail, die Sie "befreien" wollen.
Kontrollieren Sie im oberen Bereich: "Verschiebe ausgewählte Nachrichten nach:", ob im ersten Klappfeld "Posteingang" steht. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Verschieben" werden die markierten Mails wieder in den serverseitigen Posteingang gelegt und können danach normal abgeholt werden.

Wie lange liegen aussortierte Mails auf dem Server?
Mails, die als Spam aussortiert wurden, werden nach 8 Wochen automatisch gelöscht.

Wenn ich den Spamreport und dessen Vorteile nicht nutzen möchte oder individuelle Wünsche habe:
Das Feature kann für jedes Postfach einzeln ein- und ausgeschaltet werden.
Auf Wunsch können detaillierte Einstellungen vorgenommen werden, wenn Sie z.B. besonders gerne Finanzwerbung erhalten.

Diese Anpassungen sind gratis.
Darüber hinausgehende, individuelle Änderungen werden nach Aufwand abgerechnet.

Wie es weiter geht ...

In der ersten Jahreshälfte 2016 konnte wieder ein weltweiter Anstieg von Spam- und Viren-Mails beobachtet werden.

In Folge gelangten mehr unerwünschte Mails trotz der serverseitigen Spamfilter auf die Rechner der Anwender.

In den Corona-Jahren 2020 und 2021 kam es zu einem enormen Anstieg krimineller Spam-Mails, die ungenügende Schutzmasken bewarben, Sie mit der Veröffentlichung privater Daten erpressen oder die Zugangsdaten zu Ihren Online-Banking erschleichen wollten.

Deswegen wurde ein Kill-Filtersystem entwickelt, dass die täglich in bis zu 4-stelliger Anzahl ankommenden, kriminellen Mails auf "schwerwiegende Spamkriterien" überprüft und gegebenenfalls löscht.

Das mit einer Trefferquote von 100.000:1 arbeitende Kill-Filtersystem wird bei Bedarf täglich überarbeitet.

Für jedes Postfach nennt der bedarfsweise zugestellte Spam-Report regulär aussortierte Spam-Mails sowie die, die vom Kill-Filtersystem gelöscht wurden.

Für Interessierte geht es weiter mit dem Artikel "Mehr Spam - und dann?"